Wissen · Orientierung
Lexware Office für Selbstständige: Buchhaltung, Belege und E-Rechnungen im Überblick
Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Zahlungseingänge im Blick behalten und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten: Gerade bei Solo-Selbstständigen wächst der organisatorische Aufwand oft schneller als das eigentliche Unternehmen.
Eine Cloud-Bürosoftware kann dabei helfen, diese Aufgaben an einem Ort zusammenzuführen.
Lexware Office, früher unter dem Namen lexoffice bekannt, richtet sich unter anderem an Selbstständige, Freiberufler, Freelancer und kleinere Unternehmen. Die Software verbindet je nach gewählter Version Funktionen für Rechnungen, Belege, Buchhaltung und weitere kaufmännische Abläufe. Der frühere Name lexoffice wurde inzwischen unter der Marke Lexware in Lexware Office überführt; bestehende Funktionen und Kundenzugänge wurden dabei weitergeführt.
Werbung · Affiliate-Hinweis: Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu Lexware Office. Wenn Sie über einen entsprechend gekennzeichneten Link ein Angebot nutzen oder einen Vertrag abschließen, kann DIGILISATOR eine Provision erhalten. Für Sie entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.
Dieser Artikel ist eine redaktionelle Orientierung. Er ersetzt weder Steuer- noch Rechtsberatung und soll Ihnen nicht sagen, welche Software Sie zwingend verwenden sollten.
Was ist Lexware Office?
Lexware Office ist eine cloudbasierte Büro- und Buchhaltungssoftware. Sie läuft über den Browser und steht zusätzlich über Apps für mobile Geräte zur Verfügung. Dadurch können beispielsweise Belege erfasst, Rechnungen verwaltet oder Finanzdaten auch unterwegs eingesehen werden.
Zum Funktionsumfang gehören – abhängig von der verwendeten Version – unter anderem:
- Rechnungen und Angebote erstellen,
- Belege digital erfassen und verwalten,
- Einnahmen und Ausgaben organisieren,
- Online-Banking anbinden,
- EÜR und weitere Buchhaltungsaufgaben vorbereiten,
- Daten über DATEV-Schnittstellen mit der Steuerkanzlei austauschen,
- E-Rechnungen erstellen und verarbeiten,
- Kunden- und Kontaktdaten verwalten.
Nicht jede Funktion steht zwingend in jedem Tarif zur Verfügung. Deshalb lohnt es sich, vor Abschluss eines Abonnements genau zu prüfen, welche Version zum eigenen Arbeitsablauf passt.
Für wen kann Lexware Office interessant sein?
Besonders relevant kann eine solche Lösung für Menschen sein, die ihre kaufmännischen Abläufe nicht auf mehrere Einzelprogramme, Tabellen und Ordner verteilen möchten.
Dazu gehören beispielsweise Freelancer, Freiberufler, Solo-Selbstständige, kleinere Gewerbebetriebe, Kreative, Coaches, Dienstleister und andere Unternehmen mit überschaubaren kaufmännischen Prozessen.
Dabei geht es nicht darum, ob ein Unternehmen „groß genug“ für Buchhaltungssoftware ist. Die wichtigere Frage lautet:
Welche wiederkehrenden Aufgaben sollen einfacher und nachvollziehbarer werden?
Wer beispielsweise jeden Monat Rechnungen schreibt, Belege aus verschiedenen Quellen erhält und Unterlagen an eine Steuerkanzlei weitergibt, hat andere Anforderungen als jemand, der zusätzlich Mitarbeiter abrechnet oder umfangreiche Warenbestände verwaltet.
Rechnungen erstellen und offene Vorgänge im Blick behalten
Eine Kernfunktion von Lexware Office ist die Rechnungserstellung.
Kunden- und Artikeldaten können hinterlegt und später wiederverwendet werden. Außerdem lassen sich Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abgleichen. Lexware bewirbt die Software insbesondere damit, Rechnungserstellung und Buchhaltung enger miteinander zu verbinden.
Für Selbstständige kann das vor allem dann interessant sein, wenn Rechnungen bisher manuell in Word, Excel oder verschiedenen Einzeltools erstellt werden.
Der Vorteil eines zentralen Systems liegt weniger darin, dass eine einzelne Rechnung schneller geschrieben wird.
Entscheidender ist, dass Rechnung, Zahlung, Beleg und Buchhaltung miteinander verknüpft werden können.
Belege digital erfassen
Auch die Belegerfassung gehört zu den zentralen Funktionen.
Papierbelege können beispielsweise mit einer App fotografiert, digitale Dokumente hochgeladen und Belegdaten mithilfe automatischer Texterkennung übernommen werden. Lexware beschreibt dafür unter anderem OCR-basierte Belegerkennung und eine zentrale digitale Ablage.
Für die Praxis ist dabei ein Punkt besonders wichtig:
Software ersetzt keine Ordnung – sie kann Ordnung aber erheblich erleichtern.
Ein sinnvoller Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:
Beleg erhalten → digital erfassen → prüfen → zuordnen → für Buchhaltung oder Steuerkanzlei bereitstellen.
Genau solche wiederkehrenden Abläufe sind häufig wichtiger als möglichst viele Einzelfunktionen.
Weiterführend bei DIGILISATOR: Belege ordnen
Lexware Office und die E-Rechnung
Für viele Selbstständige ist inzwischen besonders interessant, wie eine Buchhaltungssoftware mit elektronischen Rechnungen umgeht.
Lexware Office unterstützt nach Angaben des Herstellers sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. E-Rechnungen können erstellt und versendet werden; eingehende elektronische Rechnungen lassen sich ebenfalls erfassen und weiterverarbeiten. Die Erstellung entsprechender E-Rechnungen steht laut aktuellem Lexware-Hilfecenter ab Version M zur Verfügung.
Dabei sind die beiden Formate nicht identisch:
ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
XRechnung ist dagegen ein strukturiertes XML-Format und wird unter anderem im Umfeld öffentlicher Auftraggeber eingesetzt.
Wer sich zunächst grundsätzlich mit dem Empfang elektronischer Rechnungen beschäftigen möchte, findet dazu bei DIGILISATOR eine separate Anleitung: E-Rechnung empfangen
Werbung · Affiliate-Link: Lexware Office und E-Rechnung ansehen
Welche Lexware-Office-Version passt zu welchem Bedarf?
Lexware Office wird in unterschiedlichen Versionen angeboten. Der Funktionsumfang steigt je nach gewähltem Paket. Deshalb sollte nicht der Tarifname entscheiden, sondern die Frage, welche Aufgaben tatsächlich abgedeckt werden müssen.
Wer hauptsächlich Angebote, Rechnungen und Belege organisieren möchte, benötigt möglicherweise weniger Funktionen als jemand, der zusätzliche Buchhaltungs-, Kassen- oder Lohnprozesse abbilden möchte.
Praktisch ist deshalb, dass Lexware den vollständigen Funktionsumfang derzeit 30 Tage kostenlos testen lässt. Laut Anbieter endet die Testphase automatisch; ein Zahlungsmittel ist für den Test nicht erforderlich.
Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Nicht jeder Selbstständige möchte seine komplette Buchhaltung selbst erledigen. Das muss auch nicht das Ziel sein.
Lexware Office kann ebenso als Schnittstelle zwischen dem eigenen Arbeitsalltag und einer Steuerkanzlei dienen. Über entsprechende DATEV-Funktionen lassen sich Belege und Buchhaltungsdaten strukturiert für die weitere Verarbeitung bereitstellen.
Für die Zusammenarbeit mit DATEV stehen unterschiedliche Wege zur Verfügung. Belege und Buchungsdaten können unter anderem manuell exportiert oder über DATEVconnect online übertragen werden. Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie die Zusammenarbeit mit der eigenen Steuerkanzlei organisiert ist.
Grundsätzlich lassen sich zwei Arbeitsweisen unterscheiden:
Selbstbucher: Ein größerer Teil der laufenden Buchhaltung wird selbst erledigt.
Vorbereiter: Rechnungen und Belege werden sauber erfasst, geordnet und anschließend an die Steuerkanzlei übergeben.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt vom eigenen Unternehmen, den vorhandenen Kenntnissen und der Zusammenarbeit mit der jeweiligen Steuerberatung ab.
Cloud-Lösung: praktisch, aber eine bewusste Entscheidung
Lexware Office ist eine Cloud-Lösung. Die Software wird über den Browser genutzt und steht zusätzlich mobil zur Verfügung.
Für viele Selbstständige ist das praktisch, weil Rechnungen, Belege und andere Unterlagen nicht an einen einzelnen Arbeitsplatz gebunden sind.
Gleichzeitig sollte man sich bei jeder Cloud-Anwendung einige grundsätzliche Fragen stellen:
Wo werden meine Daten verarbeitet? Wer benötigt Zugriff? Welche Exportmöglichkeiten gibt es? Wie funktioniert ein späterer Anbieterwechsel? Welche Unterlagen möchte oder muss ich zusätzlich außerhalb des Systems aufbewahren?
Das ist kein Argument gegen Cloud-Software. Es gehört einfach zu einer sauberen digitalen Organisation.
Nicht jede Funktion wird von jedem Unternehmen benötigt
Ein häufiger Fehler bei Softwareentscheidungen besteht darin, möglichst viele Funktionen auswählen zu wollen.
Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge:
Erst den eigenen Ablauf verstehen – dann die passende Software auswählen.
Wer hauptsächlich Angebote, Rechnungen und Belege organisiert, hat andere Anforderungen als ein Unternehmen mit Mitarbeitern, Kasse oder komplexeren kaufmännischen Prozessen.
Deshalb sollte nicht die längste Funktionsliste entscheiden, sondern der tatsächliche Bedarf im eigenen Unternehmen.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
Bevor Sie sich für Lexware Office oder eine andere Buchhaltungssoftware entscheiden, helfen fünf einfache Fragen:
- Welche Aufgaben möchte ich tatsächlich damit erledigen?
Nur Rechnungen und Belege oder auch weitergehende Buchhaltung? - Wie kommen Belege und Rechnungen heute bei mir an?
Per E-Mail, auf Papier, über Uploads oder als E-Rechnung? - Wer übernimmt welche Aufgaben?
Sie selbst, Mitarbeiter oder eine Steuerkanzlei? - Welche Daten möchte ich in einer Cloud-Lösung verarbeiten?
Und wie sollen Zugriffsrechte organisiert werden? - Wie komme ich später wieder an meine Daten?
Exportmöglichkeiten und ein möglicher Anbieterwechsel sollten bereits vor Vertragsabschluss bedacht werden.
Wo Lexware Office in ein persönliches Bürosystem passt
DIGILISATOR betrachtet Software nicht als Selbstzweck.
Ein funktionierender Büroablauf lässt sich vereinfacht in drei Schritte zerlegen:
Empfangen → Ordnen → Weiterverarbeiten
Lexware Office kann mehrere dieser Schritte unterstützen. Entscheidend bleibt jedoch, dass klar ist, welcher Vorgang wo stattfindet und wer dafür verantwortlich ist.
Dazu passen bei DIGILISATOR:
Fazit
Lexware Office bündelt viele typische Büro- und Buchhaltungsaufgaben von Selbstständigen in einer Cloud-Anwendung. Besonders interessant kann das sein, wenn Rechnungen, Belege und laufende Buchhaltungsprozesse bisher auf verschiedene Programme, Ordner und Einzellösungen verteilt sind.
Ob die Software tatsächlich zum eigenen Unternehmen passt, entscheidet jedoch nicht allein der Funktionsumfang, sondern der eigene Arbeitsablauf.
Der sinnvollste Weg lautet deshalb:
Anforderungen festlegen → passende Version prüfen → im eigenen Ablauf testen → erst dann dauerhaft entscheiden.
Lexware bietet aktuell die Möglichkeit, Lexware Office 30 Tage kostenlos zu testen; laut Anbieter endet der Test automatisch und geht nicht unmittelbar in ein kostenpflichtiges Abo über.
Werbung · Affiliate-Link
Cloudbasierte Büro- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Je nach Tarif unterstützt Lexware Office unter anderem bei Rechnungen, Belegen, Buchhaltung, E-Rechnungen und der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.
Letzte redaktionelle Fassung dieser Seite: 5. Oktober 2026. Kein automatisches Rechts-Update. Keine Preise genannt — aktuelle Konditionen beim Anbieter.